Publié le : 15 juin 20215 mins de lecture
L’élaboration d’une note de frais excel est incontournable pour toute entreprise souhaitant rester en bon terme avec ses salariés et ses collaborateurs. Il s’agit d’un document permettant à ces derniers de réclamer un remboursement des frais professionnels. En plus, ces notes de frais sont suivies de près par L’Urssaf. Certes, la rédaction de cette paperasse est à la fois fastidieuse et chronophage. Cependant, il existe une méthode recommandée pour établir une note de frais en bonne et due forme.
Les dépenses retrouvées dans une note de frais
Étant donné qu’une note de frais est conçue dans le but de faciliter le processus de remboursement aux collaborateurs, il doit contenir tous les frais qui sont à la charge de l’entreprise. Ceux-là incluent les dépenses relatives aux repas d’affaires, à l’hébergement, au déplacement, aux fournitures de bureaux et divers produits consommables et aux nouvelles technologies indispensables pour la réalisation des tâches. À noter que seules les dépenses raisonnables accompagnées d’un justificatif d’achats faits dans le cadre du travail sont remboursables. Si souhaitez démarrer sur un modèle de note de frais excel préétabli, vous pouvez en retrouver sur www.mooncard.co. Par ailleurs, elles doivent impérativement se conformer à une mise en forme précise pour faire valoir au salarié ce qui lui revient de droit. Pour cela, le document doit comporter le numéro de note de frais, sa date d’élaboration, le nom complet du collaborateur concerné, le poste qu’il assure au sein de l’entreprise, le lieu de réalisation de la note, la nature des dépenses citées, la somme totale HT et TTC, enfin les détails des frais évoqués. Toute note exempte de ces détails peut ne pas être prise en compte.
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Comment rédiger la note de frais ?
Le processus d’élaboration de la note reste le même quelle que soit la circonstance. En mission ou invité à un repas professionnel, le collaborateur paie de sa poche ses dépenses tout en s’assurant de recevoir une facture ou un justificatif des frais en retour. Ces derniers correspondent à une avance qu’il aura faite et qui lui sera remboursée plus tard par l’entreprise. Pour que sa note de frais soit valide, il faut que le manager l’approuve et que le comptable de l’entreprise la vérifie. C’est à la direction financière que revient la réalisation du remboursement.
Il est important de savoir que toutes les notes de frais des employés et des collaborateurs sont sauvegardées dans une base de données de l’entreprise où elles seront répertoriées par année et par numéro sans oublier les pièces jointes qui les accompagnent notamment les justificatifs et les factures.
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Sous quel format présenter votre note de frais ?
La première option est le support papier. Une note de frais peut être écrite sur papier à condition de suivre la structure mentionnée plus haut. À remarquer que cette méthode a plusieurs inconvénients dont les risques d’erreur, de perte et d’illisibilité dans le cas d’une mauvaise écriture. Quoiqu’il en soit, vous pouvez choisir une version tapuscrite que vous imprimerez par la suite. Votre deuxième alternative est la version numérique sous Word ou note de frais imprimée ensuite au format PDF. Dans cette seconde option, l’inconvénient est que les mises en forme adoptées ne sont forcément conservées une fois le document converti dans un autre format. La marge d’erreur reste donc grande. Enfin, la dernière option est la création de note de frais à partir d’un modèle de note de frais présenté sous Excel. Certes, elle facilite l’uniformisation des entrées et reste facile à manipuler. Cependant, aucun pré remplissage du tableau numérique n’est possible et les pièces justificatives ne peuvent être jointes à la note de frais. Il vous revient donc de choisir la bonne solution selon vos possibilités et vos besoins. L’essentiel est de respecter la mise en forme et les exigences de l’entreprise.