Comment gérer la comptabilité de l’entreprise ?

Pour toute activité entrepreneuriale, la gestion de la comptabilité d’entreprise est un point fondamental capable de faire la différence entre une entreprise qui génère du profit et une qui perd.

De plus, la comptabilité et la fiscalité sont deux notions étroitement liées l’une à l’autre : une comptabilisation précise des dépenses et des revenus permettra également de mieux gérer la fiscalité correspondante de l’entreprise.

Comment tenir les comptes au mieux, en évitant de faire des erreurs et de perdre du temps ? 

Nous l’illustrons en détail dans les paragraphes suivants, avec quelques conseils pratiques pour mieux gérer cet aspect crucial pour tous les types d’activités.

Le contrôle des dépenses 

Le premier point à considérer pour amener la comptabilité d’une entreprise à un maximum de simplicité est celui relatif aux coûts . Il peut arriver que certains coûts passent inaperçus sans le vouloir ; c’est le cas, par exemple, pour ceux d’un déplacement d’entreprise, des dépenses annexes ou de petites sommes payées en espèces. 

Tous les frais sont importants , même les plus petits : être scrupuleux sur cet aspect est essentiel pour une comptabilité sans faille.

De plus, vous devez vous assurer que vous avez saisi chaque écriture comptable dans le compte correspondant, en tenant également compte de l’application correcte de la TVA.

L’importance des archives

Le deuxième conseil sur la tenue de la comptabilité concerne l’archive : les factures, reçus et autres pièces justificatives doivent être disponibles, ordonnés et toujours à jour afin de ne pas risquer de perdre des frais.

Les documents doivent être conservés pendant quelques années à des fins fiscales. Par exemple, les reçus des frais sur lesquels la part TVA a été déduite doivent être à la disposition de l’administration fiscale pendant au moins quatre ans en plus de l’exercice en cours.

De ce point de vue , la facturation électronique a donné un grand élan à la simplification de la gestion fiscale et comptable ; cependant, il est toujours nécessaire de prêter une attention particulière au décompte correct de toutes les factures, même de faible montant. 

Attention à la TVA non déductible

Un aspect fondamental autant que les précédents est celui relatif aux cas de TVA déductible et non déductible , éléments qui sont souvent source d’erreur dans la bonne gestion de la comptabilité.

A cet égard, il convient également de considérer qu’un coût théoriquement déductible peut ne pas être déductible en l’absence de justificatif ou si le justificatif est erroné. 

L’importance d’un consultant

Même lorsque tout est en ordre et bien justifié, des doutes peuvent surgir, notamment pour des opérations particulières ou inhabituelles : dans ces cas, il est toujours recommandé de faire appel à un consultant capable d’assister l’entreprise dans toutes les procédures comptables. 

Comptabilité et gestion du temps

Bien que jusqu’à présent nous ayons parlé de la gestion de la comptabilité de l’entreprise en termes généraux, un aspect important à considérer est le temps de gestion , ou plutôt la périodicité de celle-ci.

De ce point de vue, il est essentiel d’établir une périodicité à respecter pour la maîtrise des coûts et la gestion fiscale. En Italie, il n’y a pas de loi spécifique à cet égard : chaque entreprise peut procéder selon ses préférences. 

Voici quelques périodes typiques pour les entreprises de toutes tailles, à considérer pour faciliter la tenue fiscale et comptable. 

On parlera notamment de comptabilité :

  • mensuel
  • trimestriel
  • semestriel
  • haute fréquence

Contrôle de la comptabilité analytique mensuelle

Un contrôle mensuel fournit le minimum de temps pour s’assurer que la comptabilité analytique a été effectuée correctement, repérer les erreurs ou les écarts et agir en conséquence. 

Vous pouvez faire coïncider cette vérification avec le moment où les employés remettent la note de frais et en profiter pour vérifier la conformité de celle-ci avec la politique de dépenses de l’entreprise et les budgets établis.

Contrôle des coûts trimestriel

La deuxième option consiste à suivre la comptabilité analytique sur une base trimestrielle . Dans ce cas, la tâche de vérification de la comptabilité analytique sera alors répétée quatre fois par an. 

Il est conseillé d’éviter les périodes qui coïncident avec les périodes les plus chargées pour le service fiscal et comptable, comme la fin de l’année.

Le contrôle semestriel de la comptabilité analytique

Avec cette troisième option, le contrôle de comptabilité analytique n’est effectué que deux fois par an . La limitation majeure de ce type de contrôle est que les irrégularités et écarts accumulés au cours des six derniers mois pourraient être nombreux et pourraient donc être difficiles à résoudre rapidement. 

Contrôle constant

En plus de ces trois options, grâce à la technologie, il est possible d’opter pour une quatrième solution, qui prévoit des contrôles plus fréquents . Ce mode vous permet de détecter les irrégularités et les écarts presque instantanément, facilitant ainsi le processus de résolution.

Un suivi fréquent serait toutefois impossible sans un accès immédiat aux informations sur les coûts et les coûts générés. 

Pour cela, des technologies telles que celles proposées par Captio ont été conçues et mises en œuvre : cette application permet notamment de contrôler et de classer instantanément les dépenses , telles que celles relatives aux déplacements d’entreprise effectués par les travailleurs. 

Quel que soit le choix des solutions technologiques ou non, le conseil toujours valable est d’adopter une périodicité fréquente, notamment pour la maîtrise des dépenses ; c’est le seul moyen d’identifier et de résoudre plus efficacement les écarts et les irrégularités.

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