Comment calculer vos notes de frais kilométriques pour 2018 ?

de frais kilométriques pour 2018

Les frais kilométriques sont indemnisés pour les salariés ou les dirigeants qui effectuent des déplacements à partir d’un barème précis publié par l’Etat chaque année. Ce barème ne peut pas être réglementé par les conventions collectives. Pour l’année 2018, celui-ci a été publié le 24 janvier dernier. Ces frais doivent être communiqués à votre employeur ou à la comptabilité sous la forme d’une note de frais kilométriques. Découvrez comment calculer simplement ses frais kilométriques grâce notamment à la dématérialisation de vos notes de frais. En effet, de nouveaux outils existent aujourd’hui pour faciliter les démarches administratives.

Calculer ses notes de frais kilométriques : procédures et avantages

Fonctionnement et conditions des frais kilométriques en 2018

Frais kilométriquesPour réaliser des notes de frais kilométriques, vous devez remplir certaines conditions. Tout d’abord, il faut que vous soyez salarié ou dirigeant d’une société. Ensuite, il faut utiliser votre véhicule personnel à des fins professionnelles. Le véhicule ne peut donc pas être immatriculé au nom de la société sans quoi celui-ci serait considéré comme étant professionnel. De plus, en principe, ces indemnités ne peuvent pas comptabiliser les trajets domicile-travail.

Le barème effectue ses chiffres en fonction de deux facteurs :

–          Le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel ;

–          La puissance fiscale du véhicule ;

Celui-ci sert à calculer le coût d’utilisation de votre véhicule personnel. Il prend en compte, entre autres, l’amortissement du véhicule, l’assurance et le carburant. Par contre, il n’intègre pas les frais de stationnement et les péages. Ceux-ci peuvent faire l’objet d’une autre note de frais selon les conditions de votre entreprise.

Les avantages des notes de frais kilométriques

Les indemnités perçues suite à la réalisation de frais kilométriques ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu. De plus, elles sont exonérées des charges sociales. Cette indemnisation est valable pour l’utilisation personnelle de différentes sortes de véhicules :

–          Voiture

–          Deux roues de cylindrée inférieure à 50cm3

–          Moto

–          Vélo depuis 2015

Par contre, il faut penser à souscrire une assurance professionnelle pour l’usage de son véhicule.

Choisir la dématérialisation des notes de frais kilométriques  

Dématérialiser ses notes de frais : les avantages

Les entreprises ont régulièrement recours à la dématérialisation de leurs notes de frais kilométriques afin de gagner du temps dans leur gestion administrative. Le site entreprise-et-compagnie.fr y consacre un article.

En effet, gérer les notes de frais kilométriques prend du temps. Il faut noter chaque dépense avec les justificatifs afférents, créer les factures et les envoyer à l’expert-comptable. Cet ensemble occupe un temps précieux qui peut être réduit considérablement grâce aux logiciels de gestion de note de frais.

Mais le gain de temps n’est pas le seul avantage de ces logiciels. Ils favorisent aussi la réduction des erreurs de gestion. Les données sont directement gérées par le logiciel afin d’éviter les erreurs humaines. De plus, le papier est économisé puisque les informations sont enregistrées de façon informatique. Enfin, l’expert-comptable de votre société a directement accès au logiciel afin d’effectuer ses missions quotidiennes. Vous pouvez retrouver le barème 2018 via le site impots.gouv.fr.

Dématérialiser ses notes de frais kilométriques avec Expensya

Expensya est un site de gestion de vos notes de frais kilométriques. Concrètement, cet outil automatise le processus global de gestion des notes de frais kilométriques en intégrant le logiciel de comptabilité de la société.

Ainsi, les employés de la société utilisent directement l’application mobile sur leur téléphone. Ils peuvent envoyer directement leurs justificatifs sous la forme d’une photo, par exemple. Le logiciel traite ensuite rapidement ces informations pour les transmettre à la comptabilité qui effectue le remboursement. Gain de temps et d’énergie, voilà les solutions pour calculer facilement vos frais kilométriques en 2018.