Publié le : 15 juin 20215 mins de lecture
Les rapports budgétaires constituent la base de la gestion d’entreprise en comparant les performances réelles de l’entreprise avec celles prévues dans les budgets. Si des écarts se produisent entre le budget et les valeurs réelles, des contre-mesures peuvent être dérivées de l’analyse des écarts (budgétisation). Cependant, une condition préalable à un contrôle efficace est que les bonnes informations soient transmises en temps utile aux services responsables des budgets ou pouvant influencer leur réalisation. Les compilations d’informations qui fournissent des informations sur le respect des budgets dans l’activité courante, montrent et analysent les écarts et prévoient l’évolution ultérieure des postes budgétaires sont appelées rapports budgétaires.
Les rapports budgétaires
Ils ne doivent pas être une fin administrative en soi, mais un déclencheur de mesures visant à atteindre les objectifs convenus. Les caractéristiques essentielles de la qualité sont donc l’opportunité et l’orientation vers le destinataire des rapports. La rapidité doit ici être privilégiée par rapport à une précision excessive, qui empêche de disposer le plus rapidement possible d’informations sur les écarts. En effet, les chances de réussite des corrections sont fortement réduites avec le temps. Les rapports ne doivent contenir que les informations pertinentes pour le destinataire : Le contenu, la portée et le niveau de détail des rapports doivent être adaptés au niveau de responsabilité du destinataire.
La structure des rapports budgétaires
Elle doit être identique à celle de la planification, car ce n’est qu’à cette condition que les comparaisons entre les chiffres réels, les chiffres cibles et les chiffres planifiés peuvent donner des informations significatives. L’utilisation de « tolérances d’écart » est recommandée afin de mettre immédiatement en évidence les développements essentiels à partir des informations rapportées. Cela signifie que dans la planification, des plages de fluctuation sont définies pour les chiffres individuels du budget qui sont considérés comme « normaux » ou dus au hasard. Seuls les écarts en dehors de la fourchette de tolérance sont signalés ou spécialement marqués dans le rapport budgétaire.
Avantages des rapports budgétaires
L’avantage de cette mesure réside dans le fait que les développements importants ne sont pas perdus dans un flot d’informations, mais que l’attention de la direction est spécifiquement dirigée vers les domaines problématiques. L’utilisation accrue des rapports d’exception, qui ne rendent compte des postes budgétaires en détail qu’en cas d’écarts importants, peut renforcer cet effet et réduire considérablement le volume des rapports standard. Cela renforce également l’orientation des rapports vers les destinataires.
Outre la comparaison des valeurs réelles et des valeurs planifiées, les écarts par rapport aux valeurs cibles sont indiqués dans les rapports budgétaires, à condition que le système de comptabilité analytique soit conçu pour les générer. La différence entre les valeurs cibles et les valeurs planifiées est que les valeurs planifiées sont calculées sur la base de l’emploi planifié, tandis que les valeurs cibles sont calculées sur la base de l’emploi réel. En outre, les rapports budgétaires contiennent généralement la valeur réelle de la période correspondante de l’année précédente comme valeur de comparaison et la valeur du plan de la période comme valeur cible.
Les catégories d’informations énumérées jusqu’à présent étant plutôt orientées vers le passé, la préparation d’une prévision est absolument nécessaire. Une prévision « prédit » les valeurs réelles attendues à la fin de la période en fonction de l’état actuel des connaissances. À partir de ces informations plus orientées vers l’avenir, les interventions de contrôle nécessaires peuvent être dérivées de manière beaucoup plus fondée qu’à partir d’une simple comparaison des valeurs prévues/réelles. L’acceptation des rapports budgétaires dépend dans une large mesure de leur conception visuelle. Les informations récapitulatives et la présentation graphique sont des outils importants à cet effet. Afin de s’assurer que les responsables réagissent en conséquence en cas d’écarts budgétaires, il peut être utile non seulement de commenter les écarts dans le rapport budgétaire, mais aussi de prévoir des contre-mesures écrites en fonction du contenu et de la référence temporelle. Le succès peut ensuite être vérifié dans les rapports de suivi (rapports budgétaires).