Publié le : 28 juin 20217 mins de lecture
Cela peut concerner à la fois les factures de vente (par exemple lorsqu’elles sont émises par un tiers, comme dans le cas de la facturation à un tiers ) et les factures d’achat (un exemple typique est le cas de non-livraison par le système d’échange). Dans cet article, nous voyons certaines des situations les plus courantes et comment importer des factures électroniques dans votre système comptable.
Factures électroniques à importer : quand est-ce nécessaire ?
Il peut exister différents cas dans lesquels il est nécessaire d’ importer les fichiers XML des factures électroniques dans votre système de gestion comptable :
- lorsque les comptes sont tenus intégralement par le comptable ( factures actives et passives ).
- lorsqu’une entreprise gère la facturation électronique avec un logiciel dédié, alors que la comptabilité est gérée avec différents logiciels de gestion ( factures actives et passives ) ;
- lorsque l’entreprise reçoit une facture d’achat via PEC ( factures passives uniquement ) ;
- lorsque l’entreprise doit récupérer les factures non reçues pour cause de non-livraison directement sur le site « Factures et contreparties » ( uniquement factures payables )
Si vous disposez d’un système de facturation électronique intégré dans votre logiciel de gestion, il est fort probable qu’il soit capable non seulement d’acquérir automatiquement les factures reçues, mais aussi de les importer automatiquement grâce à une synchronisation directe depuis Factures et Paiements , en alignant rapidement toutes les données comptabilité.
Ci-dessous, nous voyons comment télécharger les fichiers XML des factures électroniques de l’Agence des revenus, puis comment les importer manuellement en comptabilité.
À découvrir également : Facturation électronique : comment ça marche ?
Comment télécharger des factures électroniques à partir de Factures et paiements
L’export des factures depuis le site de l’Administration fiscale, Factures et Considérations , peut concerner le fichier XML unique ou vous pouvez effectuer un téléchargement massif de factures électroniques (télécharger toutes les factures relatives à une certaine période de temps). La procédure est assez simple : vous devez vous rendre dans la section Consultation des factures puis cliquer sur la section Données pertinentes à la TVA . Ici le système propose immédiatement un récapitulatif des factures émises et reçues au cours du dernier trimestre, mais vous pouvez définir vous-même une plage de dates différente. L’écran affichera la liste des factures (émises, reçues ou les deux selon les paramètres définis à gauche) requises :
Comment importer des factures électroniques en comptabilité
Pour importer des factures électroniques actives ou passives dans le logiciel comptable, il faut d’abord acquérir les fichiers XML des factures électroniques associées dans votre système de gestion, puis procéder à leur enregistrement .
Si vous possédez un logiciel de facturation électronique, il est fort probable qu’il soit capable non seulement d’acquérir automatiquement les factures reçues, mais aussi de pouvoir les importer au besoin. Pour comprendre le fonctionnement de ce processus on peut prendre l’exemple du logiciel de gestion de DATALOG, KING Company , qui permet l’import manuel ou automatique de fichiers XML et la génération ultérieure du mouvement comptable.
Avec le programme DatalogHUB (logiciel qui gère l’envoi et la réception des factures électroniques), il est possible de procéder à l’ import automatique des factures . Il suffit d’entrer directement dans le menu comptable, Génération des Opérations Comptables à partir de XML , où le bouton » Télécharger depuis HUB » sera présent : dans ce cas le programme télécharge toutes les factures non encore comptabilisées.
Importation de factures électroniques pour le comptable
En ce qui concerne le cas de l’acquisition de factures par le comptable, comme mentionné à l’article sur le logiciel de facturation électronique utilisé par le comptable , les modalités selon lesquelles le cabinet peut télécharger les factures électroniques de ses clients sont les suivantes :