Publié le : 15 juin 20215 mins de lecture
À l’ère du numérique, beaucoup d’entreprises ont abandonné le format papier au profit du numérique. La facturation électronique devient de plus en plus en vogue dans les services comptables. Cependant, pour donner une valeur fiscale à ces factures dématérialisées, l’administration publique a imposé la mise en place de la piste d’audit fiable. De quoi s’agit-il ? Voici les réponses.
La piste d’audit fiable, qu’est-ce que c’est ?
La piste d’audit fiable consiste à contrôler en permanence chaque étape du processus de facturation, de l’émission du bon de commande à la facture. Elle permet de garantir une traçabilité des échanges commerciaux et de justifier la validité des factures. Ce dispositif peut être constitué par des documents émis par l’entreprise comme des devis, des bons de commande ou des reçus de paiement.
Une piste d’audit fiable doit faciliter la reconstitution du processus de facturation, cela dans un ordre chronologique. Grâce à cet outil, il est possible de retracer une opération avec les différents documents qui lui sont reliés. Chaque opération doit être justifiée par une pièce d’origine.
À part cela, elle a pour objectif de convaincre le vérificateur fiscal de la sincérité des comptes de l’entreprise. Elle cherche à garantir l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité. Autrement dit, elle doit être en mesure de prouver que la facture a été établie par la même personne qui a livré le produit, qu’elle correspond à la facture éditée par le fournisseur, et qu’elle est facilement lisible par tous. Sa mise en place demande une méthodologie bien établie. Pour la découvrir, rendez-vous sur ce site.
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Pourquoi faire une piste d’audit fiable ?
Bien que ce soit contraignant, adopter une piste d’audit présente de nombreux avantages pour une entreprise. Tout d’abord, elle invite à mettre de l’ordre dans les processus clés de l’entreprise. Elle permet d’identifier les différents acteurs impliqués dans un processus de facturation, les étapes suivies ainsi que les matériels et logiciels déployés. C’est un excellent moyen de clarifier le processus et de détecter ses points faibles en vue de les améliorer.
La piste d’audit fiable est un véritable levier de progrès. Du département achat à la fonction commerciale, en passant par la production, les ressources humaines et la comptabilité. Chaque direction de l’entreprise peut tirer profit de la mise en place d’une piste d’audit. Sa réalisation est une occasion de revoir les objectifs de l’entreprise. En outre, elle permet d’analyser la maturité de chaque processus, à voir si celui-ci est bien maîtrisé. Elle incite également à retravailler les interfaces entre les processus et à aboutir à une analyse de risque en cas de défaillance. Sa mise en place est essentielle dans le cadre d’une démarche qualité.
Comme la piste d’audit fiable permet le passage aux factures électroniques, elle apporte un avantage concurrentiel tant au niveau commercial qu’administratif. En effet, la dématérialisation des processus aide à gérer facilement et rapidement les factures fournisseurs et offre ainsi un gain de productivité.
Quels sont les risques encourus en cas de manquement ?
Le manquement à la mise en place d’une piste d’audit peut être sanctionné. L’entreprise risque d’encourir une amende en cas de mention manquante ou inexacte.
Dans le cas où elle ne serait pas en mesure de présenter une documentation de piste d’audit fiable lors d’un contrôle fiscal, l’entreprise peut être suspectée de dissimilation. Les vérificateurs rejettent alors leurs déductions TVA sur une durée de 3 ans en considérant qu’elles sont issues de factures fictives. Cette présumée fraude fera alors l’objet de paiement d’amende.
Et dans le cas où les factures ne seraient pas validées, c’est la comptabilité de l’entreprise qui est tout simplement rejetée par l’administration fiscale.