Comment créer un plan de natures de coût ?

Publié le : 15 juin 202121 mins de lecture

Les natures comptables constituent le point de départ et la base de l’ensemble du système de calcul des coûts par absorption. Même si vous préférez aujourd’hui, personnellement, l’évaluation partielle des coûts.

Avec la comptabilisation de la marge de contribution, vous avez tendance à dire que la comptabilité en coût complet avec les sous-domaines de la comptabilité par type de coût, par centre de coût et par unité de coût fait partie de la réalité opérationnelle dans la plupart des entreprises artisanales et dans presque toutes les petites entreprises. Ils appartiennent donc à la comptabilité analytique et à la comptabilité par activités, et donc à la comptabilité interne de l’administration des entreprises.

Dans cet article, toutefois, on ne traitera pas de la comptabilité par activités, mais de la comptabilité analytique – deux sous-domaines de l’administration des affaires.

La tâche de la comptabilité des éléments de coût est l’enregistrement et le rapport systématiques de tous les coûts réels. Tous les frais engagés au cours d’une période pour la création des services de votre entreprise sont systématiquement récapitulés sous des rubriques. L’objectif de la comptabilité des éléments de coût est d’illustrer le niveau des coûts et, surtout, la structure des coûts de l’entreprise. La comptabilité par éléments de coûts est donc un instrument de contrôle très fin pour les artisans et les entrepreneurs !

Au sens figuré, la comptabilité par type de coûts est le classeur de vos coûts avec de nombreux tiroirs pour les types de coûts. Dans les tiroirs, il peut y avoir des compartiments individuels pour subdiviser encore plus finement les différentes dépenses.

Ne paniquez donc pas, toute personne capable d’utiliser une armoire peut manipuler les types de coûts.

Comment accéder aux éléments de coût ?

Une distinction doit être faite ici. L’une est la création du plan de coûts, c’est-à-dire une liste dans laquelle tous les types de coûts sont répertoriés, l’autre est l’enregistrement correct des coûts encourus dans les types de coûts respectifs.

Ainsi, toujours au sens figuré, créer une fois le plan des natures comptables, c’est comme aller dans un grand magasin de meubles bleu et jaune, acheter une étagère et l’assembler chez soi, affecter correctement les coûts en comptabilité, c’est comme ranger l’étagère de livres ou de bocaux.

Commençons par la tâche unique que constituent la conception et la création d’un plan de répartition des coûts.

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Comment créer un plan de natures comptables ?

La plupart des plans de natures comptables que vous trouverez sont basés sur les classes de comptes 6 et 7 du plan comptable industriel (IKR). Dans ce cas, tous les éléments de coût sont utilisés à l’excès. Ce qui a du sens pour une société comptant plusieurs milliers d’employés est cependant tout à fait excessif pour une petite entreprise telle qu’une entreprise artisanale. C’est là que vous devez faire le ménage. Il n’y a pas d’exigences légales pour un plan de natures comptables, vous pouvez donc créer votre propre plan de natures comptables.

Coûts des matériaux dans le plan de natures comptables et conseils personnalisés 

Même si vous « personnalisez » votre plan de natures comptables, c’est-à-dire que vous l’adaptez à votre entreprise, vous devez vous en tenir aux normes communes en termes très généraux. Cela facilitera le travail de votre conseiller fiscal, de votre service comptable et, le cas échéant, du contrôleur du bureau des impôts, et vous vous épargnerez des nerfs précieux. Trop de créativité n’est donc pas bon non plus !

Les principales catégories du plan de natures comptables sont les suivantes :

super, c’est une séparation nette que tout le monde comprend. Maintenant, tout le monde sait exactement ce qui doit être placé où. Je vais maintenant essayer d’élever le tout de l’allemand comptable à un niveau de langue généralement compréhensible.

La classe de comptes 6 comporte trois sous-catégories, le coût des matériaux, les frais de personnel et les autres frais d’exploitation. Maintenant, on va vous apporter un peu de lumière dans l’obscurité.

Le coût des matériaux lui-même peut être divisé en « coût des matières premières, des fournitures et des marchandises achetées » et « coût des services achetés ». Ici, il y a une séparation des coûts entre les choses qui sont plus « matérielles » et celles qui ont plus un « caractère de service ». Ce n’est peut-être pas une comptabilité exacte, mais il est beaucoup plus important pour moi que la différence soit comprise.

L’achat de matières premières et / ou de matériel de production doit être relativement clair. En tant que maître peintre, vous pourrez difficilement produire vous-même le papier d’ingrain, vous l’achèterez donc et le comptabiliserez dans les articles de production. S’il est important pour vous de distinguer si vous achetez du papier peint ou de la peinture, il vous suffit de créer deux sous-comptes.

Comment tirez-vous parti de la classification en natures de coûts ?

Pas mal de choses. Vous pouvez comparer si vos dépenses pour le papier peint sont plus élevées que l’année dernière. Cela peut avoir plusieurs causes. D’une part, parce que vous traitez plus et réalisez plus de ventes, ou parce que vous avez plus d’usure et de déchets. Si c’est le cas, vous devez sérieusement réfléchir à vos procédures opérationnelles. Il en va de même pour la peinture. Il se peut que vous ayez tout simplement une meilleure situation de commande, ou que la peinture continue de sécher et que vous ayez besoin d’une nouvelle. Dans ce cas, vous devez faire des recherches sur les causes le plus rapidement possible.

Les dépenses pour les composants externes sont un compte qui tend à se produire dans les processus de production à plusieurs étapes. Si un constructeur automobile se procure des ensembles entiers auprès de fournisseurs, par exemple un siège de voiture, cela fait partie de ce compte. Si vous n’achetez pas de tels produits externes, jetez ce compte !

Les matériaux auxiliaires sont des éléments qui entrent dans la composition du produit final mais qui ne sont pas des composants essentiels. Il s’agit par exemple des clous pour les fermes de toit dans une entreprise de charpente ou des vernis dans une menuiserie. Les matières d’exploitation, quant à elles, sont des éléments nécessaires à la production mais qui ne sont pas incorporés au produit. Il s’agit par exemple d’huile de lubrification pour les machines ou de produits de nettoyage.

Ainsi, si vous remarquez une augmentation significative des excipients sans aucun changement dans la situation de la commande, la recherche des causes profondes doit être refaite. Se pourrait-il qu’un mouton noir ait besoin de clous ? Là encore, créez un compte pour les choses les plus importantes et regroupez le reste sous la rubrique « divers ».

Comment déterminer quelles sont les choses importantes ? Par une analyse ABC. En général, les choses à 20 % permettent de couvrir les coûts à 80 %. Comment fonctionne exactement une analyse ABC, j’ai expliqué dans un des prochains rapports sur le blog du cabinet de conseil en management Axel Schröder.

Un compte qui prend malheureusement de plus en plus d’importance s’appelle l’énergie. Personnellement, je parlerai plutôt d’approvisionnement et d’écoulement, car l’énergie n’en résume qu’une partie.

Dans le cadre de l’approvisionnement et de l’élimination, l’énergie, l’eau, les eaux usées, les déchets, etc. peuvent être décomposés très simplement, l’énergie doit à son tour être constituée d’électricité et de gaz ou de mazout. De l’analyse des comptes de l’approvisionnement et de l’élimination, on peut également tirer de très bonnes questions stratégiques.

Exemples de questions stratégiques issues de la comptabilité des éléments de coûts :

comme vous pouvez le constater, avec la comptabilité analytique, vous pouvez facilement commencer à optimiser votre entreprise étape par étape.

Passons à la deuxième grande sous-catégorie, le coût des matériaux. Coût des services achetés. Cela inclut des éléments tels que les services extérieurs pour les produits (par exemple, si vous avez sous-traité l’assemblage à une autre entreprise ou divisé un projet important entre des sous-traitants), les commissions de vente, la maintenance extérieure, le fret sortant et le stockage extérieur.

On aurait dû ainsi abordé le coût des matériaux dans la première partie de l’article sur les catégories de coûts.

Conclusion provisoire 

Il n’existe pas de réglementation légale sur le plan des éléments de coût. Cependant, il existe une norme généralement acceptée dans le secteur. Vous devez suivre cette norme et éliminer tout ce dont vous n’avez pas besoin ou insérer les comptes particulièrement importants qui vous concernent.

Le graphique suivant résume à nouveau la première partie :

on a maintenant commencé à réfléchir à la création d’un plan de natures comptables, c’est l’introduction du sujet dans son principe et l’examen du coût des matériaux.

Frais de personnel dans le plan de natures comptables

Dans la deuxième partie de l’article sur les types de coûts qui suit, vous allez voir les frais de personnel et les comptes correspondants.

Dans le plan comptable industriel, la classification en traitements, salaires et charges sociales, ou coûts sociaux, est initialement effectuée dans la superclasse des frais de personnel.

Si vous êtes un pur prestataire de services et que vous n’employez pas de salariés, vous pouvez supprimer la classe de comptes Salaires en toute sécurité.

À ce stade, il convient de le redire expressément :

il faut donc adapter le plan d’éléments de coût à vos besoins, ce qui signifie qu’il n’y a pas de salariés, pas de comptes à payer et pas de coûts sociaux à payer.

Réfléchissez à la finesse de la répartition dont vous avez besoin pour chaque coût et aux enseignements que vous voulez en tirer. Si vous ne souhaitez pas établir une comparaison entre une nature comptable de l’année précédente et la même nature comptable de cette année, vous pouvez vous épargner l’effort de fractionner et de subdiviser.

Notes sur les comptes du personnel

Le compte de charges salariales comprend quatre sous-comptes. Les salaires pour les heures travaillées, les salaires pour les autres temps (maladie, vacances), les autres dépenses conventionnelles ou contractuelles, et les avantages volontaires. Ces comptes de dépenses doivent être explicites.

Cette classification s’applique également par analogie aux employés salariés. On y trouve les sous-comptes salaires, y compris les indemnités conventionnelles, contractuelles ou relevant du droit du travail, autres dépenses conventionnelles et contractuelles.

Les contributions de l’employeur aux assurances sociales et les montants versés à l’association d’assurance responsabilité civile des employeurs sont indiqués séparément.

On obtient ainsi la structure approximative suivante pour les coûts de personnel avec les coûts sociaux :

bien entendu, vous pouvez également définir vos propres comptes. Par exemple, indiquez séparément le salaire du patron ou les salaires des chefs d’équipe, de groupe ou de division dans les grandes entreprises.

Dépréciation 

Le prochain grand groupe de comptes est celui des amortissements, qui se produit probablement dans toutes les entreprises.

Une distinction est faite entre l’amortissement des immobilisations incorporelles (par exemple, concessions, brevets, licences), l’amortissement des immobilisations corporelles (comme les bâtiments d’usine), l’amortissement des actifs de faible valeur (par exemple, amortissement immédiat pour les actifs utilisables de manière indépendante dont le coût d’acquisition net est inférieur ou égal à 410 euros) ou l’amortissement des actifs courants (par exemple, pour les articles à rotation lente).

Ces comptes sont très importants et ne doivent pas être supprimés. En plus de la dépréciation, ils doivent également tenir compte des coûts imputés. Les coûts imputés reçoivent peu d’attention dans la comptabilité externe, mais dans la comptabilité interne, les coûts imputés doivent être pris en compte dans tous les cas.

Résumé provisoire des éléments de coût Personnel

Comme déjà mentionné dans la première partie, il n’existe pas de réglementation légale sur les éléments de coût ou le plan des éléments de coût. Cependant, il existe une norme généralement acceptée dans le secteur. Vous devez suivre cette norme et éliminer tout ce dont vous n’avez pas besoin ou inclure les comptes particulièrement importants qui vous concernent. Le degré de détail des informations que vous souhaitez obtenir joue un rôle important. Il est beaucoup plus facile de combiner les éléments de coût que de les séparer par la suite. Si vous n’êtes pas sûr d’avoir besoin de ces informations, comptabilisez les éléments de coût dans des comptes séparés, mais déclarez-les au total !

Si cela ne dérange personne (conseiller fiscal, directeur général, etc.) et qu’il n’y a pas de questions, personne n’a besoin d’une ventilation plus détaillée et vous pouvez résumer les éléments en toute bonne conscience.

Dans la première partie de cet article complet sur les principaux éléments de coût et la manière de créer un plan des éléments de coût, je me suis concentré sur les coûts des matériaux.

La deuxième partie traitait des frais de personnel et des autres frais généraux, dans la troisième partie suivante je voudrais aborder les thèmes des loyers, des frais de communication et des primes d’assurance.

Cela couvre les principales dépenses de l’entreprise et je voudrais vous donner quelques conseils sur ce que vous pouvez faire avec cet aperçu.

Loyers et coûts similaires dans le plan des natures de coûts

Les sous-comptes relevant de la catégorie « Loyers » sont les suivants:

ce qui semble un peu étrange aujourd’hui (quel est le rapport entre le crédit-bail et les frais d’avocat ?) prend tout son sens. Le point commun de tous ces « frais généraux » est que vous payez une redevance pour un droit ou une utilisation. Les avocats et autres conseillers me pardonneront peut-être, mais les honoraires relèvent désormais de l’utilisation des services de l’avocat.

Ainsi, tous les coûts qui sont payés pour l’utilisation au sens large entrent dans cette catégorie de coûts. Si, en tant que maître peintre, vous vous procurez une machine à plâtrer auprès d’une société de location industrielle afin de rénover la façade d’un client, les frais correspondants relèvent de la catégorie de compte « Location ».

Vous êtes bien entendu libre de créer des comptes distincts pour les transactions commerciales spéciales ou fréquentes. Par exemple, vous pouvez diviser le compte de leasing en leasing pour les machines et leasing pour les véhicules et ici aussi pour les véhicules commerciaux et autres véhicules d’entreprise.

De même, vous pouvez répartir le coût des transactions monétaires entre les différentes institutions bancaires que vous avez dans l’entreprise.

Un exemple (simplifié) d’une telle répartition des comptes pour une boulangerie est présenté dans la figure suivante :

le prochain gros bloc de coûts est celui des dépenses de communication. Il s’agit en gros de tout ce qui a trait à l’interaction sociale ou aux messages, à savoir, et comme c’est le cas pour le comptable allemand, à mon avis, il manque encore des groupes très importants. Tout ce qui a trait à l’Internet et aux activités en ligne n’est pas inclus dans les propositions de compte habituelles.

Concrètement, il s’agit d’un exemple de plan de natures comptables :

supprimez ou ajoutez les comptes dont vous avez besoin dans votre entreprise. Comme déjà mentionné dans les articles précédents, vous allez vous déplacer avec le plan des natures comptables dans la comptabilité interne. Il n’existe aucune obligation légale, mais le plan de natures comptables doit refléter votre réalité opérationnelle. Si vous ne faites pas de publicité radio, alors annulez le compte. Si, par contre, vous faites de la publicité à la télévision, ajoutez-la. En fonction de vos besoins.

Le dernier bloc est celui des dépenses pour les contributions et divers.

Les cotisations concernent principalement les cotisations d’assurance et les cotisations aux associations professionnelles et aux représentations d’entreprises. Si vous devez payer des cotisations à la Chambre des métiers ou à la Chambre de l’industrie et du commerce, alors cela appartient à ce groupe.

De même, dans le cas des primes d’assurance, il est conseillé de décomposer le compte assez plat en divers sous-groupes tels que l’assurance responsabilité civile, l’assurance pertes d’exploitation, l’assurance incendie, etc.

Le poste « Autres » comprend les éléments suivants : amortissements non planifiés, pertes résultant de la cession d’actifs, ajouts aux provisions pour garanties. Ces éléments sont tous assez particuliers, c’est pourquoi vous devez consulter votre conseiller fiscal dans la situation spécifique de l’imputation.

Ceci conclut le résumé des comptes principaux.

Quels avantages pouvez-vous tirer de votre plan de répartition des coûts ?

Si vous adaptez le plan d’éléments de coût à votre situation opérationnelle, beaucoup. Si vous avez clairement comptabilisé les principaux inducteurs de coûts sur les sous-comptes, vous pouvez rapidement trouver les coupables de l’augmentation des coûts par rapport à la période précédente.

Il ne sert à rien d’apprendre que les primes d’assurance de l’entreprise ont augmenté de 10 %. Si vous comptabilisez soigneusement les différentes assurances, vous constaterez que l’assurance incendie est peut-être devenue 1% moins chère, mais que l’assurance responsabilité civile a augmenté de 30%. Il serait alors temps de s’adresser à un expert en assurance pour savoir quelles sont les possibilités de réduire les primes.

Même chose pour le téléphone. « On entend souvent dire que les frais de téléphone montent en flèche. Quels coûts téléphoniques ? Les coûts de la ligne fixe du siège social ou ceux des téléphones portables des employés sur les chantiers ?

Viennent ensuite les possibilités de réduire les coûts ou de vérifier si les coûts apportent également les bénéfices nécessaires. Si l’on se rend compte que les coûts de la téléphonie mobile ont augmenté, il est logique de penser à passer à un tarif avec une redevance de base plus élevée, mais avec des forfaits complets.

Les comparaisons relatives ont également du sens. Compte tenu de l’orientation client existante, est-il judicieux de dépenser x en publicité radio mais seulement y en publicité en ligne ? Les frais de leasing pour la voiture du patron sont-ils supportables par rapport au reste des frais ?

Pourquoi le fourgon 2 coûte-t-il beaucoup plus cher que le fourgon 1, alors que les fourgons sont identiques ?

Avec un plan de natures comptables précis, vous pouvez comptabiliser et pré-trier les coûts encourus. En posant les bonnes questions, vous pouvez tirer des conclusions très utiles de ces informations et en tirer immédiatement des mesures pour améliorer la situation des coûts.

D’ailleurs, un plan coordonné d’éléments de coût améliore et facilite la communication et la coopération avec votre conseiller fiscal.