Gestion de note de frais : quelles solutions logicielles employer ?

logicielles Gestion de note de frais

Elle est bien loin l’époque où il fallait noter sur un papier les diverses dépenses professionnelles avancées par les employés. Dans cette ère du numérique, tout va très vite pour l’intérêt de l’entreprise mais aussi des collaborateurs. Ainsi, en ce qui concerne les notes de frais, les ressources humaines, les salariés concernés font dorénavant appel à des logiciels dédiés pour les gérer. Ces solutions informatiques de gestion de notes de frais sont assez simples à utiliser. Cependant, il convient de bien les choisir car chaque programme possède ses propres fonctionnalités. Le choix de son programme doit donc se faire avec minutie.

Un logiciel gratuit ou payant ?

Il est important de préciser qu’il existe deux types de logiciels pour la gestion des notes de frais : un programme gratuit et un programme payant.

Pour le premier outil gratuit, il se destine surtout aux entreprises qui n’ont qu’un petit volume de notes de frais à gérer. En effet, un programme gratuit ne propose pas tous les modules nécessaires pour la gestion d’une grande quantité de notes de frais. C’est d’ailleurs ce qui explique qu’il est proposé gratuitement. Après, il arrive aussi qu’il contienne des virus, la vigilance est donc de mise lors de l’installation du programme.

Quant au logiciel payant, il présente un nombre important de fonctionnalités permettant de bien gérer les notes de frais. En d’autres termes, il s’agit d’un logiciel de note de frais très performant qui se destine aux entreprises de taille moyenne, voire plus grande.

Comment reconnaître un bon logiciel de gestion de notes de frais ?

Le marché actuel regorge de solutions de gestion. Pour les notes de frais, il existe quelques fonctionnalités qui permettent de trancher quant à leurs performances :

la compatibilité et la légèreté : le premier point important lorsqu’on doit choisir un logiciel de gestion est sa capacité à s’intégrer à différents systèmes informatiques. Mais ce n’est pas tout, il faut également qu’il puisse s’intégrer dans le système sans y engendrer des perturbations ; la traduction des textes imprimés et dactylographiés : la plupart des bons logiciels de gestion des notes de frais sont aptes à traduire en fichiers de texte les images des textes imprimés ; la qualité de l’interface : une bonne interface doit être simple et facile à comprendre. En effet, ce n’est pas tout le monde qui est à l’aise avec les outils informatiques. De ce fait, il semble important d’offrir un outil à la portée de tous les profils ; la fonctionnalité « gestion des avances » : ce module s’assure de la gestion des avances et remboursements anticipés octroyés aux collaborateurs ; la fonction « multi-devise » : une fonction nécessaire pour les entreprises qui effectuent des missions dans d’autres pays.

D’autres points sont encore à vérifier afin de déterminer la performance et la qualité d’un logiciel de notes de frais. Toutefois, le plus important est d’en choisir un qui correspond aux attentes, à la taille et au budget de l’entreprise.

Les avantages d’un logiciel de notes de frais

La gestion des frais professionnels est assez simple quand il y en a peu. Cependant, dès que le volume augmente, cela peut vite devenir un vrai calvaire. C’est tout l’intérêt d’un logiciel de note de frais, outil informatique indispensable dans les Ressources Humaines. Voici les avantages d’utiliser ce type de programme pour les notes de frais :

un gain de temps considérable bénéfique à la fois aux collaborateurs et à l’entreprise ; une saisie rapide et fiable des diverses données ; une gestion précise des demandes de remboursement ; un contrôle efficace pour identifier les fraudes.